Cómo montar un parque de bolas: inversión y rentabilidad

Por qué las cifras que encuentras no coinciden

Los fabricantes publican importes orientativos, y casi nunca miden lo mismo. Dos ejemplos:

• Multiplay, fabricante de parques de bolas, indica en su página «¿Cuánto cuesta un parque de bolas?» que «un parque nuevo y de alta calidad» puede costar entre 25.000 y 50.000 euros, y enumera aparte el local, los permisos, el personal, el marketing y los seguros, sin cifra. La página no detalla el tamaño, si incluye montaje o transporte, ni si el importe lleva IVA: el alcance no está suficientemente desglosado.
• PlayPark, fabricante de parques infantiles, publica en «Coste de montar un parque de bolas: inversión y consejos» (22 de julio de 2024) una inversión inicial de 20.000 a 100.000 euros «o más», que incluiría «la personalización, el equipamiento, el mobiliario y la adaptación del lugar». Deja fuera el alquiler, los servicios, el marketing, el personal y los permisos. Tampoco indica tamaño ni IVA.

Son precios comerciales anunciados por empresas que venden el equipamiento, no medias del mercado ni presupuestos. No los sumes ni hagas una media: miden perímetros distintos. Úsalos para saber qué preguntar.

Qué partidas pedir por separado

En todas: el importe con IVA y sin IVA, lo que queda fuera y la validez del presupuesto. Así podrás comparar ofertas del mismo tamaño y alcance.

El dinero que necesitas además de la inversión

Además de lo que compras, tendrás salidas de dinero que no son gasto:

• La fianza del local. Se paga al firmar y se recupera al final del contrato, si se cumplen sus condiciones. No es un coste de explotación, pero sale de tu cuenta el primer día.
• Un colchón para funcionar. Durante los primeros meses las ventas pueden no cubrir los gastos fijos ni tu trabajo. Calcula varios meses de esos importes como reserva.

En el apartado 5 verás cuánto suman estas partidas en el ejemplo.

El ejemplo que usamos en esta guía

Los 1.900 € de personal y los 1.800 € de tu trabajo son supuestos para el ejemplo. No son salarios de convenio ni retribuciones netas, y no dicen nada sobre cuántas personas necesita un parque para cubrir su horario.

De franjas y plazas a entradas vendidas

La cuenta básica es: franjas al mes × plazas que vendes por franja × ocupación media × precio.

Antes de fijar las plazas de venta, confirma con el técnico qué límites de ocupación corresponden al local y a cada zona, y cómo se tienen en cuenta niños, acompañantes y personal. No equipares sin más el número de entradas infantiles con el aforo del local. Para tus cuentas, estima por separado la ocupación entre semana y en fin de semana.

En el ejemplo:

Los cumpleaños en exclusiva ocupan la franja entera

Si un cumpleaños tiene el parque para él solo, esa franja deja de venderse por plazas. Los ingresos de la fiesta sustituyen a los de las entradas de esa franja; no se suman.

En el ejemplo, de las 32 franjas de fin de semana, 8 son cumpleaños y quedan 24 para entradas:

Damos por hecho que cada cumpleaños dura lo mismo que una franja, merienda incluida, y que se prepara en el mismo tiempo que cualquier sesión. Si necesitas media hora más para montar y recoger, debes reservar también ese tiempo y revisar qué franjas quedan disponibles: la comparación cambia.

Ingresos no es lo mismo que dinero cobrado

Si cobras una señal al reservar un cumpleaños, ese dinero puede llegar semanas antes que el resto. En el ejemplo, con una señal del 30 %, 600 € de los 2.000 € de cumpleaños se cobrarían en el periodo anterior y 1.400 € en este. En las cuentas del ejemplo, todo es ingreso del periodo de la fiesta; en tu cuenta bancaria, el dinero llega en dos momentos. Si una fiesta se cancela y devuelves la señal, también cambia lo que cobras.

La comisión de cobro se cuenta una sola vez. En el ejemplo, los 40 € de comisión de los cumpleaños (2 % de 2.000 €) se imputan al periodo de las fiestas, aunque los 12 € que corresponden a las señales salgan de tu cuenta cuando las cobras.

Precios con y sin IVA

Las cuentas del ejemplo van sin IVA. El IVA que cobras en tus precios no es un ingreso tuyo, y el de tus compras e inversiones puede que tengas que adelantarlo antes de poder recuperarlo, si es deducible. Qué tipo aplica a tus entradas, a los cumpleaños o a la merienda, y cómo afecta a tu tesorería, lo confirma tu asesor fiscal.

Margen de contribución: lo que te queda de cada venta

El margen de contribución es lo que queda de los ingresos después de pagar los costes variables, los que solo aparecen cuando vendes. Ese dinero es el que tiene que pagar los costes fijos, tu trabajo y el desgaste de la inversión. No es beneficio: todavía faltan esas partidas.

La amortización: el desgaste de lo que compraste

La amortización reparte el coste de los bienes que vas a usar durante años entre esos años. No es un pago de este mes, porque el dinero salió al principio, pero si no la cuentas no sabrás si el negocio repone lo que se desgasta.

En el ejemplo, la inversión de 78.000 € se separa así:

Eso da 755,95 € por periodo (los importes anuales divididos entre 12). Los años son supuestos para enseñar el cálculo, no plazos fiscales. Cómo se tratan en tus cuentas el proyecto, las tasas o el lanzamiento lo decide tu asesor.

El dinero inicial del ejemplo

Es el total de este esquema inventado, no lo que necesita cualquier parque. La fianza aparece como salida inicial, no como gasto. Y no incluye el IVA de la inversión, que quizá tengas que adelantar, ni la financiación ni otras necesidades de tesorería.

El resultado del ejemplo

En este ejemplo inventado, el parque cubre sus costes fijos y el importe asignado a tu trabajo, pero no cubre a la vez el desgaste de la inversión: le faltan unos 530 € por periodo.

Esos 226,48 € tampoco son el dinero que te queda en el banco. El cálculo no incluye el IVA, la financiación, los impuestos sobre el beneficio ni el momento en que cobras y pagas cada cosa, como las señales cobradas por adelantado.

Tu punto de equilibrio

El punto de equilibrio son los ingresos con los que cubres justo todos los costes: ni ganas ni pierdes. Se calcula así:

(costes fijos + tu trabajo + amortización) ÷ margen de contribución en porcentaje

Con los valores completos del cálculo, el resultado es 8.942,57 € por periodo. Para obtenerlo, dividimos la suma de los costes fijos, tu trabajo y la amortización entre el ratio exacto de contribución (7.276,48 ÷ 8.336). Los 755,95 € de amortización y el 87,29 % mostrados en las tablas están redondeados: si los utilizas tal cual, obtendrás una pequeña diferencia de céntimos. El umbral calculado son 606,57 € más que los ingresos supuestos, un 7,3 % más.

Esa cifra solo vale si se mantiene la misma proporción de ventas: un 76 % de los ingresos por entradas y un 24 % por cumpleaños, con los mismos precios y costes. Si cambia esa mezcla, cambia el margen medio y, con él, el punto de equilibrio. Superar esa cifra tampoco garantiza beneficio si suben otros costes o baja el precio medio.

Qué pasa si las cosas salen peor

El 20 % menos es una caída relativa: la ocupación pasa del 30 % al 24 % entre semana y del 60 % al 48 % en fin de semana, no veinte puntos menos.

Fíjate también en la última fila: sin cumpleaños, el margen de contribución sube al 93 % de los ingresos y el punto de equilibrio baja a 8.393,50 €, pero los ingresos bajan aún más. Por eso el punto de equilibrio depende de la mezcla de ventas.

En este ejemplo, una bajada moderada de las entradas pesa más que una subida de los fijos. Por eso conviene que tu estimación de ocupación sea prudente.

¿Compensa reservar la franja para un cumpleaños?

Compara lo que aporta la fiesta con lo que aportaría la misma franja vendida por plazas, con la misma duración y el mismo personal:

Con estos supuestos, el cumpleaños aporta unos 39 € más. No es una regla: si esa franja del sábado se llenara al 80 % (24 entradas), aportaría 178,56 € y superaría a la fiesta. Y si el cumpleaños necesita más preparación, otra persona o bloquea parte de la franja siguiente, también cambia la comparación.

Plazas por franja

Define cuántas plazas infantiles ofreces en cada franja, dentro de los límites de ocupación confirmados para tu actividad. Si además quieres un máximo de entradas para todo el día, es una regla distinta que tendrás que comprobar en tu sistema.

Cumpleaños en exclusiva o compartidos

Si el cumpleaños es en exclusiva, entradas y fiesta no pueden coincidir en la misma franja y la misma zona. Tienes que decidir qué pasa cuando las dos se piden a la vez. Una regla sencilla es que lo primero que se reserva decide la franja: si ya hay plazas vendidas, la exclusiva deja de ofrecerse, y al revés.

Si el cumpleaños comparte la sesión con otras familias, el grupo ocupa plazas del aforo de esa franja, como cualquier otra reserva.

Señales y pagos pendientes

Puedes cobrar la entrada entera al reservar y, en un cumpleaños, una señal fija o un porcentaje, y dejar el resto para el día de la fiesta. Decide qué parte cobras y cómo cobrarás el resto.

Cancelaciones, cambios y no presentados

Escribe tu política antes de vender. Hasta cuándo se puede cancelar con devolución, qué pasa con la señal, si se puede cambiar de fecha y qué ocurre si la familia no se presenta. Que la familia la vea y la acepte antes de pagar.

Familias que vuelven

Antes de elegir sistema, decide cómo vas a vender a quien repite. No es lo mismo:

• un saldo en euros pagado por adelantado que descuentas de cada reserva;
• un bono de un número de sesiones que se gasta entrada a entrada;
• unas tardes fijas que reservas tú para una familia;
• reservas sueltas que la familia elige cada semana;
• una cuota mensual que se renueva y se cobra sola;
• un programa de vacaciones con precio único por varios días.

Cada fórmula exige algo distinto al sistema de reservas y a tu forma de cobrar.

Quien llega sin reservar

Si vendes entradas en la puerta, esas plazas tienen que descontarse de la franja para que no las vendas también online. Decide quién lo registra y dónde.

Dónde encaja Konevent

Konevent es un software de reservas para negocios que venden sesiones, plazas o turnos. En un parque de bolas sirve para publicar cada franja con el número de plazas que tú configuras. Las familias reservan y pagan online la entrada o una señal con la pasarela que conectes, Stripe o Redsys. Puedes configurar la política de cancelación de cada sala; la gestión de devoluciones desde una reserva está disponible desde PRIME.

Si quieres vender también la franja en exclusiva, el modelo Mixto, disponible desde el plan PRIME, ofrece la misma franja por plazas o entera, como alternativas: lo primero que se reserva decide cómo queda. Los packs de cumpleaños, también desde PRIME, se eligen al reservar el espacio entero. Fijan precio, niños incluidos y precio por niño adicional, pero no amplían el máximo de la sala ni son una cuota mensual.

Algunas cosas conviene tenerlas claras desde el principio:

• El aforo lo configuras tú. Konevent no conoce el aforo autorizado de tu local ni lo comprueba.
• Reservas y caja no son lo mismo. Konevent permite registrar reservas desde el panel y marcar los pagos realizados en el local. Si también cobras en una caja o TPV, comprueba antes cómo mantendrás coherente la disponibilidad entre la venta en puerta y la venta online.
• Bonos y cuotas. Los bonos de Konevent, desde PRIME, son un saldo en euros que el centro emite y aplica desde el panel. No hay bonos que descuenten un número de sesiones ni cuotas mensuales que se renueven y cobren solas. Si tu parque necesita vender así, revisa antes cómo lo resolverías.