Guía de uso de Konevent
Cómo configurar tus salas, cobrar, gestionar cancelaciones y sacar partido a cada parte del panel, en la web o en la app para iOS y Android. Revisada en septiembre de 2026.
1.Primeros pasos
Entra en login.konevent.com con el email y la contraseña que recibiste al darte de alta, o desde la app de Konevent para iOS y Android con los mismos datos. El menú lateral del panel reúne todo: Calendario, Reservas, Clientes, Salas, Productos, Excepciones, Pagos, Documentos, Empleados, Portal de clientes, Reservas recurrentes, Lista de espera, Recordatorios y Configuración. Lo que tu plan no incluye no aparece en el menú.
- Completa los datos de tu negocio en Configuración → Datos de la Empresa.
- Activa al menos un método de pago en Configuración → Métodos de Pago.
- Crea tu primera sala en Salas → Nueva sala y configúrala.
- Publica la sala y copia su código en Configuración → Código.
2.Aplicaciones para iOS y Android
La app de Konevent es tu panel en el teléfono. Está en el App Store para iPhone y iPad (iOS 16 o posterior) y en Google Play para Android (Android 7.0 o posterior). No es un producto aparte ni una app para tus clientes: quien reserva lo sigue haciendo desde el widget.
Para entrar, abre la app y pulsa Iniciar sesión. Se abre el navegador del teléfono con la misma pantalla de acceso que en la web: escribe el email y la contraseña de tu cuenta de Konevent, o usa tu llave de acceso si la tienes, y la app vuelve sola a tu panel. La sesión queda iniciada en ese teléfono hasta que pulses Cerrar sesión en el menú.
Abajo tienes Calendario, Reservas, Salas y Pagos. El resto del panel está en el menú de la esquina superior derecha, con los mismos nombres que en la web.
La app no cambia tu plan: tienes lo que incluye el tuyo, igual que en la web, y lo que no incluye tampoco aparece en su menú. La suscripción se contrata y se gestiona desde la web; en la app verás «Gestiona tu suscripción desde la web.». Tus empleados entran con su propia cuenta y ven Calendario y Reservas. Los clientes que reservan no tienen acceso.
La app necesita conexión a internet: sin ella te avisa y te deja reintentar.
- Descarga Konevent desde el App Store o desde Google Play.
- Abre la app, pulsa Iniciar sesión y entra con tu cuenta del negocio.
- En Calendario, pulsa un día para ver sus reservas.
- En Reservas, busca una por nombre, teléfono o email, o crea otra con Nueva reserva.
- En Pagos, revisa lo cobrado y lo pendiente.
La app no da de alta cuentas. Si todavía no usas Konevent, elige tu plan en Planes y, cuando tu cuenta esté lista, entra con los datos de acceso que recibas por correo.
3.Salas
En Salas → Nueva sala indicas el nombre, cómo se reserva, el aforo y, si quieres, la dirección. La sala se crea como borrador: nadie la ve en el widget hasta que la publicas.
Al pulsar Configurar se abre su página, dividida en secciones que se guardan por separado: Datos básicos, Cómo se reserva, Horarios y precios, Cobro al reservar, Antelación, Personas adicionales, Extras, Textos del widget, Condiciones y Publicar. Un resumen te indica qué falta antes de poder publicar.
Una sala publicada se puede pausar y reanudar. Si le cambias el nombre, su dirección web se mantiene. Si ya tiene reservas futuras, el panel no te deja cambiar lo que las afectaría (el modelo, un aforo menor que las personas reservadas o los turnos) ni borrarla.
Salas activas (espacios activos) por plan: STARTER 1, PRIME 10, VENUE 30 y SIGNATURE las que se acuerden.
4.Los cuatro modelos de reserva
Turno completo: la sala tiene uno o varios turnos al día y cada cliente reserva un turno entero.
Por plazas: varios clientes comparten el mismo turno y cada uno reserva las plazas que necesita hasta completar el aforo.
Mixto: en el mismo turno se ofrecen plazas o el turno completo, y lo primero que se reserva decide el resto. Puedes configurar una antelación distinta para cada forma.
Por horas: el cliente elige hora de inicio y de fin. Configuras el intervalo, la duración mínima y máxima, el precio por hora y un margen entre reservas.
Turno completo y Por plazas están en todos los planes. Mixto y Por horas: disponible en prime, venue y signature.
5.Horarios, precios y excepciones
En la sección Horarios y precios de cada sala añades los turnos de cada día con su hora de inicio, su hora de fin y su precio, y puedes copiar un día al resto de la semana.
Para cambios puntuales usa Excepciones: bloquear un día completo o una franja, sustituir o añadir turnos en una fecha, cambiar precios o aforo de un día concreto, o cerrar una o varias salas durante un periodo.
En Antelación decides con cuánto tiempo mínimo y máximo se puede reservar. En Personas adicionales, el precio por persona por encima del aforo y el máximo permitido. En Extras, los servicios opcionales con su precio.
6.Reservas
En Reservas ves todas las reservas con buscador por nombre, teléfono o email, filtros por fecha, estado y sala, y el resumen de pagadas y pendientes. Cada reserva muestra cliente, fecha, horario, sala, personas, extras y su situación económica.
Para una reserva que llega por teléfono o WhatsApp, crea una reserva manual: respeta las mismas reglas de disponibilidad que el widget. Desde la reserva puedes registrar pagos, generar un enlace de pago y enviarlo por email o WhatsApp, o cancelarla.
7.Calendario
Calendario muestra el mes con las reservas de cada día. Al pulsar un día ves el detalle y puedes abrir cada reserva.
8.Clientes (CRM)
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
En Clientes tienes el fichero de clientes con buscador. La ficha de cada cliente reúne sus reservas con importes y tus notas. También puedes dar de alta un cliente a mano.
9.Cobros y métodos de pago
En Configuración → Métodos de Pago activas los que quieras ofrecer: Stripe, Redsys (el TPV virtual de tu banco), transferencia bancaria y pago en el local. Solo los activos aparecen en el widget.
En Pagos ves lo cobrado y lo pendiente. En cada reserva puedes registrar pagos parciales a mano y enviar un enlace de pago por el importe pendiente.
Si activas la recuperación de reservas, quien deja a medias un pago online recibe un email para completarlo.
10.Señales
En la sección Cobro al reservar de cada sala eliges qué se paga al reservar: el total, una señal de importe fijo o un porcentaje del total final. El resto queda como importe pendiente en la reserva.
En salas Mixtas hay un bloque de cobro para cada forma de reservar.
11.Cancelaciones
En Configuración → Cancelaciones creas políticas por tramos de antelación: por ejemplo, devolver el 100 % hasta 7 días antes, el 50 % hasta 48 horas antes y nada después. Después eliges la política de cada sala en su configuración.
Cada reserva guarda la política vigente cuando se hizo. Al cancelar una reserva desde el panel ves cuánto corresponde devolver antes de confirmar.
Si tienes el Portal de clientes, puedes permitir que tus clientes cancelen desde su portal según la política o que te dejen una solicitud para aprobarla.
Las políticas de cancelación están en todos los planes. La cancelación desde el portal: disponible en prime, venue y signature.
12.Devoluciones
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
Desde el bloque económico de una reserva puedes devolver por Stripe o Redsys, o registrar una devolución que hayas hecho por otra vía. Cada devolución muestra su estado: en proceso o devuelta.
13.Packs
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
En Productos → Packs creas propuestas cerradas con precio base, personas incluidas, precio por persona adicional, máximo, duración y salas donde se ofrecen. El cliente los elige en el widget al reservar el espacio en exclusiva.
14.Cupones
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
En Productos → Cupones creas códigos de descuento fijo o porcentual con tope, importe mínimo, fechas de validez, número de usos, uso único por cliente y salas en las que aplican. El cliente los introduce en el widget.
15.Bonos
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
En Productos → Bonos asignas un saldo en euros a un cliente. El saldo se aplica desde el panel a sus reservas y, si una reserva se cancela, vuelve al bono. El cliente no lo canjea desde el widget.
16.Recordatorios
En Recordatorios defines cuándo se envía el email de recordatorio antes de la reserva. Cada sala puede usar la configuración general, una personalizada o no enviar recordatorios.
STARTER: 1 regla de recordatorio. PRIME, VENUE y SIGNATURE: varias reglas. Los recordatorios se envían por email.
17.Lista de espera
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
Cuando un turno está completo, el cliente puede apuntarse desde el widget. Si se libera sitio, el primero de la lista recibe un email y tiene un tiempo limitado para reservar antes de que se avise al siguiente. En Lista de espera ves y gestionas las entradas.
18.Reservas recurrentes
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
En Reservas recurrentes creas series semanales, quincenales, mensuales o por días. Antes de confirmar ves todas las fechas con su disponibilidad real. Puedes cancelar una reserva suelta o la serie entera.
19.Portal de clientes
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
En Portal de clientes activas qué pueden hacer tus clientes desde su propio portal: pagar el importe pendiente, añadir extras, solicitar un cambio de fecha, cancelar según tu política, reenviar la confirmación y consultar las condiciones.
Las solicitudes llegan al panel y las apruebas o rechazas desde ahí.
20.Empleados
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
En Empleados das de alta a tu equipo con acceso completo o solo lectura, les asignas salas y turnos y registras sus ausencias. Cada empleado entra con su propia cuenta, en la web o en la app.
Son empleados adicionales al titular: STARTER no incluye ninguno, PRIME incluye 5 activos y VENUE, sin límite. Tu cuenta de administrador no cuenta como empleado.
21.Widget de reservas
En Configuración → Código copias el código para insertar el widget en tu web o el enlace para compartirlo. El widget de cada sala está en todos los planes; el widget general, con varias salas, en PRIME, VENUE y SIGNATURE.
Los textos que ve el cliente se editan en la sección Textos del widget de cada sala, y las normas que debe aceptar, en Condiciones (texto o PDF).
22.Facturación y documentos
Disponible en PRIME, VENUE y SIGNATURE
Konevent emite dos tipos de documento: Factura y Albarán. Los presupuestos y las facturas rectificativas no se emiten desde Konevent.
Antes de emitir el primero, completa la Razón Social y el CIF/NIF en Configuración → Datos de la Empresa: son los datos que se imprimen, y se escriben ahí una sola vez. El resto se prepara en Configuración → Facturación y documentos, donde subes el Logo (PNG, JPEG o WEBP, hasta 2 MB y 2000 × 2000 píxeles; un SVG no se admite) y defines tu numeración y tus ajustes.
En Numeración eliges, para cada tipo de documento por separado, entre Lo escribo yo y Automática. Si la pones automática indicas Prefijo, Serie, Siguiente y Dígitos, y la pantalla te enseña un ejemplo del número que va a salir. Un número emitido no se reutiliza y el contador no puede ir hacia atrás, así que no hay duplicados; un borrador todavía no tiene número y borrarlo no deja hueco.
En Impuestos y ajustes por defecto añades los conceptos que llevará cada documento nuevo. De cada uno decides el Nombre —el que se imprime—, si es Porcentaje o Importe fijo, si Suma o Resta, si se calcula Sobre el subtotal o Sobre el total acumulado, si Aplica a los dos tipos o solo a uno, y si Ya está incluido en los precios. Se copian al crear el documento: cambiarlos después no modifica los que ya existen.
Para crear un documento tienes dos caminos. Desde el menú Documentos → Nuevo documento lo haces sin reserva detrás: eliges el Tipo, rellenas A nombre de, añades los Conceptos y pulsas Crear borrador. Desde una reserva, en su bloque Documentos pulsas Crear, eliges Qué documento y Por qué importe —El total de la reserva, La señal configurada o Un cobro liquidado— y también sale un borrador.
Un borrador se puede corregir y borrar. Al emitirlo recibe su número y queda congelado: un documento emitido no se modifica. Si hay un error, se usa Anular —que no borra el documento ni libera su número, queda registrado como anulado— y se emite otro. Duplicar te crea un borrador nuevo a partir de uno existente.
Con el documento emitido tienes Ver PDF y Descargar PDF. El PDF se genera al emitir y se guarda tal cual, así que el que descargas siempre es el que se emitió. Para mandárselo al cliente, escribe la dirección en Enviar a y pulsa Enviar: el correo lleva el PDF adjunto y cada intento queda anotado en la sección Envíos, con el motivo si no se pudo entregar. Tu cliente recibe sus documentos por correo; no hay un espacio donde entre a consultarlos.
En Pedir factura desde el formulario público puedes activar Ofrecer la casilla «Necesito factura». Viene desactivada. Si la enciendes, quien reserva puede marcarla y dejar su nombre fiscal y su CIF, y te aparece como solicitud pendiente en Documentos, con un botón para crear la factura. No se emite nada por su cuenta.
En Automatismos configuras que el documento se cree solo. Eliges Cuándo (Al crearse la reserva, Con el primer cobro liquidado, Con cada cobro liquidado o Cuando la reserva queda pagada del todo), Para qué reservas y Qué importe, y si quieres Emitirla directamente y enviarla por correo. Para emitir automáticamente hace falta tener la numeración automática. No es inmediato: los documentos automáticos se generan cada pocos minutos, no en el mismo instante.
Quién puede qué: la configuración (datos, logo, numeración, ajustes, automatismos y la casilla del widget) y la anulación son solo del administrador. Un empleado con acceso completo puede crear, emitir y enviar documentos desde la ficha de la reserva; uno de solo lectura únicamente los consulta y los descarga. Si cambias a un plan sin facturación, conservas los documentos emitidos y puedes seguir descargándolos. Konevent genera tus documentos en PDF y no es un sistema de facturación electrónica: consulta con tu asesoría cómo encaja en tus obligaciones.
23.Formulario de reserva
En Configuración → Formulario de reserva decides qué se le pregunta a quien reserva desde el widget. Solo el administrador puede configurarlo.
Arriba eliges qué formulario estás configurando. El Formulario del negocio se usa en todas las salas que no tengan uno propio. Si pulsas Personalizar para esta sala, la sala se queda con una copia del que haya en ese momento y a partir de ahí los cambios del formulario del negocio dejan de afectarle; con Restablecer al del negocio vuelve a seguirlo.
En Campos del formulario aparecen los campos en el orden en que se piden. Cada uno se sube o se baja con las flechas, lleva la insignia Del sistema o Personalizado y tiene dos interruptores: Visible y Obligatorio. Con Editar cambias su Título, su Texto de ayuda dentro del campo y su Explicación debajo del campo. Añadir campo crea uno nuevo y la papelera borra los personalizados.
Al crear o editar un campo eliges su Tipo: Texto corto, Texto largo, Número, Fecha, Lista desplegable, Selección múltiple, Casilla sí/no, Correo electrónico o Teléfono. Los dos tipos de lista piden al menos una opción en la sección Opciones. Puedes tener hasta 20 campos personalizados en cada formulario.
El campo Motivo viene con las opciones de siempre —Boda, Cumpleaños, Bautizo, Comunión, Aniversario, Evento de empresa y Otro— y puedes sustituirlas por las tuyas. Quitar una opción solo afecta a las reservas futuras: las que ya la eligieron conservan su texto.
Tu cliente los ve en el paso Tus datos del widget, en el orden que hayas fijado, y los que no son obligatorios llevan el sufijo «(opcional)». Sus respuestas se leen abriendo la reserva en Reservas, en el bloque Información adicional, que guarda la pregunta tal y como se hizo ese día aunque después cambies el formulario. No hay exportación: se consultan reserva a reserva.
Antes de guardar, repasa el bloque Vista previa, que pinta el formulario con el mismo componente que usa el widget, y pulsa Guardar formulario. Si un cliente estaba rellenando el formulario justo cuando lo cambias, se le pide que revise los datos antes de continuar.
Nombre y apellidos y Email no se pueden ocultar ni dejar opcionales: sin ellos no hay confirmación, ni recordatorio, ni acceso al portal. El Número de personas no se puede ocultar en las salas que venden plazas o son mixtas, ni en las que tienen suplemento por exceso de aforo o packs que cobran por persona adicional. En las salas que venden plazas el Motivo no se pregunta. Hoy el widget público sigue pidiendo siempre el teléfono y el número de personas aunque los ocultes: esa parte de la configuración solo se aplica en las reservas que das de alta tú.
24.Seguridad de la cuenta
Puedes seguir entrando con tu email y tu contraseña. Todo lo que hay en el centro de seguridad es opcional.
Desde Seguridad de la cuenta, en el menú (en la app se abre en el navegador del teléfono), puedes activar si quieres passkeys (huella, rostro o PIN del dispositivo) o códigos temporales con una aplicación de autenticación, marcar dispositivos de confianza, guardar códigos de recuperación y revisar o cerrar las sesiones abiertas.
25.Configuración
Configuración reúne las pestañas Datos de la Empresa, Métodos de Pago, Cancelaciones, Formulario de reserva, Facturación y documentos, Código y Mi suscripción, donde consultas tu plan y lo que te factura Konevent. La suscripción se gestiona desde la web, no desde la app.
No confundas las dos facturaciones: Mi suscripción es lo que te cobra Konevent a ti; Facturación y documentos es lo que tú le facturas a tus clientes.
26.Planes y límites
STARTER (19 €/mes): 1 sala activa, 100 reservas al mes y sin empleados adicionales. PRIME (49 €/mes): 10 salas activas, 1.000 reservas al mes, 5 empleados adicionales y las funcionalidades de ventas, clientes y facturación. VENUE (119 €/mes): 30 salas activas, 3.000 reservas al mes y empleados adicionales sin límite. SIGNATURE: capacidades acordadas contigo.
Puedes solicitar un cambio de plan cuando lo necesites; nuestro equipo lo gestiona contigo.
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